O departamento de compras é um dos setores mais importantes de uma empresa, pois é responsável por obter todo o material necessário para que ela mantenha seus processos produtivos em funcionamento de forma satisfatória.
Para empresas que buscam reduzir custos, ter os melhores fornecedores e negociações e maximizar os resultados é importante estabelecer processos de compras bem estruturados.
Quando se faz isso, é possível evitar falhas de produção, manter a qualidade desejada dos produtos e serviços, reduzir gastos desnecessários, eliminar atrasos em entregas, melhorar os resultados da empresa e, consequentemente, conquistar clientes insatisfeitos.
Podemos dizer que o departamento de compras interfere até mesmo na competitividade de um negócio no mercado. Isso porque boas vendas e lucros satisfatórios dependem de boas compras, as quais proporcionam a aquisição de produtos com os melhores preços aliados à qualidade.
Funções do departamento de compras
Além da aquisição de materiais, o departamento de compras deve ser responsável por outras funções dentro de uma empresa. Veja quais são elas:
- pesquisa e cadastro de fornecedores;
- pesquisa de preços;
- decisão sobre o transporte dos materiais;
- análise de propostas;
- verificação de preço, prazo e qualidade dos produtos e materiais;
- recebimento, verificação e armazenamento correto dos materiais;
- manutenção de um fluxo seguro de compras para que a empresa continue em pleno funcionamento;
- administração de estoques;
- negociação de forma vantajosa e eficaz.
Habilidades de um gerente de compras
Para que o departamento de compras traga os melhores resultados para uma empresa, é necessário que os profissionais responsáveis pelo setor tenham algumas competências essenciais para uma boa atuação. Conheça algumas delas:
Organização
Podemos dizer que essa é a qualidade primordial para qualquer gerente de compras. Esse profissional precisa ter métodos e planejamentos que não deixem brechas para falhas que possam comprometer o andamento do negócio.
Isso envolve delegar tarefas, elaborar e conferir planilhas, manter documentações em ordem, criar rotinas e outras atividades que dependem de uma boa organização.
Saber trabalhar em equipe
Como a atuação de um gestor de compras tem relação direta com outras áreas da empresa, como a financeira, por exemplo, é importante que ele tenha capacidade de se relacionar de forma satisfatória com outros colaboradores e esteja apto ao diálogo e esclarecimentos sempre que necessário.
Conhecer as estratégias da empresa
Para que possa desempenhar seu papel da melhor forma, um gerente de compras deve conhecer os objetivos e propósitos da empresa para determinado período. Por exemplo, de nada adianta comprar produtos e materiais com ótimo preço se a empresa não possui o intuito de utilizá-los naquele momento. Isso iria, na realidade, gerar mais prejuízo do que lucro.
Por isso, conhecer as estratégias da empresa é tão importante para que se possa tomar as decisões mais acertadas.
Capacidade de negociar
Uma boa compra precisa, muitas vezes, de uma boa negociação. Portanto, essa é mais uma qualidade essencial para esse profissional. Ele deve saber negociar com confiança e conhecer os fornecedores para que detecte boas oportunidades.
Ferramentas indispensáveis para um departamento de compras
Como comentamos, um departamento de compras envolve diversas funções e processos, os quais podem ser desempenhados de forma mais eficiente com o auxílio de algumas ferramentas. Elas ajudam a acompanhar fornecedores, controlar estoques, negociar preços, entre outros.
Veja a seguir ferramentas essenciais para um setor de compras:
Softwares de gestão de compras
Se a sua empresa ainda não utiliza um software de gestão de compras, é hora de repensar os processos. Isso porque eles podem ajudar a área, de forma bastante significativa, com a organização de informações importantes, como fornecedores, quantidade de materiais, preços e validade dos materiais, data de compra e pagamentos, etc.
Planilhas de controle
Apesar de as planilhas exigirem mais atenção dos profissionais, pois dependem de processos manuais para serem abastecidas, elas são um ótimo recurso no que diz respeito à organização e atualização de processos.
Para que sejam eficientes, o indicado é que poucas pessoas tenham acesso às modificações, dessa forma se mantém a confiabilidade das informações e se evita que dados importantes acabem perdidos.
Aplicativos para gerenciamento de tarefas
Como a rotina de um gestor de compras envolve diversas atividades e detalhes, aplicativos focados no gerenciamento de tarefas podem ser muito úteis. Há, inclusive, uma variedade de opções gratuitas, como o Evernote e o Asana, com o qual é possível organizar a rotina de cada dia, elegendo inclusive as prioridades.
Aplicativos que organizam cartões de visita
Quando os cartões de visita são armazenados fisicamente, além de ocuparem um bom espaço, podem ainda acabar se perdendo e, com eles, contatos importantes. Por isso, os aplicativos de gerenciamento de cartões de visitas são ótimos aliados de um gestor de compras.
Com eles, é possível digitalizar e organizar contatos de fornecedores e demais parceiros importantes de forma com que, no momento em que for preciso, eles sejam encontrados de forma fácil e prática.
Como medir os resultados do departamento de compras
Assim como em qualquer setor da empresa, é importante que a performance do departamento de compras também seja medida para que se saiba onde a área está acertado e o que pode ser melhorado. Mas, como medir esse desempenho? Veja alguns indicadores importantes:
- custo por pedido, feito pelo cálculo do montante total gasto em um mês dividido pela quantia de pedidos realizados. Ele ajuda a empresa a saber se deve diminuir a quantidade de pedidos, buscar novos fornecedores, etc;
- precisão dos pedidos, o qual busca verificar se as ordens de compra foram cumpridas de acordo com o que foi solicitado e com o giro de estoque. Isso faz com que não faltem insumos que comprometam processos;
- prazo médio de pagamentos, calculado pela soma dos valores devidos, que são divididos pelo total de compras no período e multiplicados pelos dias do ano. Dessa forma, a empresa sabe se está realizando pagamentos antes de receber;
- lead time, que se trata do tempo decorrido entre um pedido e sua entrega. Esse indicador serve para mostrar à empresa o tempo certo para repor seus materiais para que não faltem;
Esses indicadores podem ser melhor calculados a partir do uso de ferramentas automatizadas, as quais reúnem informações e dados de forma prática e confiável, além de emitirem relatórios que auxiliam nos processos de tomada de decisão.
Depois de ler esse artigo sobre os segredos de um departamento de compras eficiente, que tal começar a colocar algumas ações em prática a partir de agora?
E, se na sua empresa, você contrata serviços de segurança e de manutenção e limpeza temos duas indicações de leitura para você: tudo que precisa saber para contratar serviço de segurança e limpeza.
