A gestão de compras é um dos processos essenciais para o bom andamento de qualquer negócio. Ela é responsável por manter estoques, negociar com fornecedores, buscar produtos de qualidade com os melhores prazos e preços, entre outras ações.
Se você tem uma empresa, certamente compartilha de um mesmo objetivo com outros empreendedores, o de lucrar. Agora imagine que, no momento de gerar os lucros, ou seja, durante as vendas, faltem produtos ou matérias primas e, em função disso, se acabe perdendo oportunidades. Isso é justamente o contrário do que você espera, não é mesmo? Nesse caso, é fundamental contar com uma gestão de compras eficiente.
O setor de compras é um fator estratégico dentro dos negócios de uma empresa. Podemos dizer até mesmo que é indispensável, já que proporciona o bom andamento dos serviços, reduz custos e impacta de forma positiva nos resultados.
E o que fazer para manter esse setor bem alinhado? Para ajudar você nessa tarefa, listamos as melhores práticas para a gestão de compras, as quais podem tornar os processos mais eficientes. Confira a seguir:
1. Analise o processo atual e crie metas
Antes de implantar qualquer ação na prática, é interessante verificar como anda a gestão de compras atualmente. Para isso, faça um levantamento de informações onde conste a quantidade de compras efetuadas em determinado período, custos, prazos, qualidade dos produtos e outras informações relevantes.
Com esses dados em mãos, verifique as ações que estão trazendo bons resultados e aquelas que apresentam alguma deficiência e, portanto, devem ser melhoradas. A partir daí, trace metas e objetivos realistas para alcançar novos resultados.
2. Tenha total atenção ao estoque
Uma boa gestão de compras não existe sem um controle de estoque adequado, pois é a partir daí que se sabe quais são os produtos comprados em excesso ou em falta, quais são necessários adquirir de forma imediata e aqueles que estão parados no estoque, por exemplo.
Dessa forma, o ideal é anotar tudo o que entra e sai do estoque para ter um controle criterioso e, assim, evitar insuficiência de produtos e insumos, atrasos em encomendas, entre outros fatores que podem minar os bons resultados.
3. Invista na Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM)
Os lucros de uma empresa dependem, em grande parte, de boas compras, ou seja, produtos e matérias-primas de qualidade, com bons preços e prazos facilitados. E, para que isso aconteça de forma satisfatória, sua empresa pode contar com a Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM).
O SRM envolve o levantamento de informações sobre fornecedores, o registro de dados dos relacionamentos e negociações e incentivo à criação de formas que acelerem e garantam um maior fluxo de informações ligadas às compras.
Uma dica é contar com pelo menos três fornecedores para cada item, assim é possível variar de acordo com as melhores condições e, ainda, ter vantagens nos momentos de negociação de preços, por exemplo.
4. Faça um Benchmarking
Essa metodologia, comum dentro das empresas, visa o aumento da qualidade dos processos de gestão por meio de análises sobre as práticas, produtos, serviços e técnicas realizadas pelos maiores concorrentes. Dessa forma, é possível agregar conhecimento, boas práticas e inovação na gestão de compras.
5. Gerencie cotações e pagamentos
Quanto mais vantajosa for uma compra, maiores serão os lucros. Dessa forma, para uma gestão de compras eficiente, é necessário procurar as melhores ofertas por meio de cotações, comparar as propostas e verificar quais delas oferecem o melhor custo-benefício.
Depois de realizar os pedidos, é importante também controlar as datas de pagamentos, para evitar que possíveis esquecimentos interfiram em entregas e outros processos.
6. Invista em softwares de gestão de compras
Já que o avanço da tecnologia trouxe com ela uma série de comodidades para a gestão de empresas, não há motivos para deixar de aproveitá-las. No caso da gestão de compras, há inúmeros softwares e sistemas disponíveis no mercado, os quais auxiliam no controle de estoque, entradas e saídas, pagamentos, cadastros de fornecedores e outras facilidades.
Dessa forma, sua empresa ficará mais organizada, os profissionais da área ganham tempo para se dedicarem as outras atividades e, ainda, é possível medir resultados de tempos em tempos por meio de relatórios.
7. Capacite os colaboradores
É importante que todos os profissionais envolvidos na gestão de compras de sua empresa estejam a par das metas, objetivos e propósitos para que possam desenvolver as estratégias corretas. Para que isso aconteça, invista em capacitações e treinamentos que mostrem aos funcionários quais são os processos e resultados esperados.
8. Faça a análise de resultados
Depois de colocar novas ações em prática, é essencial que sua empresa analise os resultados trazidos por cada uma delas. Isso ajudará a definir os melhores caminhos e as ações que devem ser readaptadas tornar a gestão de compras ainda mais positiva.
Esperamos que o nosso artigo sobre as melhores práticas para uma gestão de compras eficiente ajude sua empresa a otimizar processos e, com isso, aumentar as vendas e o faturamento. Conheça também os segredos de um departamento de compras eficiente.
