Você é um síndico iniciante ou está há algum tempo na profissão? Independentemente disso, boas práticas para síndicos são indispensáveis para quem quer ter sucesso em sua gestão. Concorda?
Então acompanhe o nosso post e conheça 9 dicas para você colocar em prática e, com isso, conseguir suprir as expectativas de contratantes e condôminos e também atingir seus objetivos profissionais:
1. Estude a convenção e o regimento interno
É essencial que um síndico, ao iniciar o trabalho em um condomínio, estude a convenção coletiva e o regimento interno do empreendimento para saber exatamente quais são regras, direitos e deveres estabelecidos. Assim, poderá cumprir e fazer cumprir rigorosamente todos eles e o andamento do trabalho será mais assertivo.
2. Reúna o conselho periodicamente
Auxilie o conselho fiscal a fazer o seu trabalho. Periodicamente, o que pode ser uma vez por mês, reúna os participantes para apresentar o balancete mensal e esclareça possíveis dúvidas. É muito mais prático apresentar, analisar e produzir o parecer com os membros juntos do que separadamente, já que se for assim perde-se oportunidades de integração e aprendizado.
3. Conheça a situação real do condomínio
Entre as boas práticas para síndicos estão o conhecimento real da situação em que se encontra o condomínio. Para isso, é necessário fazer um levantamento sobre possíveis inadimplências, processos judiciais e danos estruturais no empreendimento para evitar riscos e realizar o planejamento de ações para minimizar ou acabar com os problemas.
4. Conte com uma boa equipe
Por mais que o síndico seja o responsável por diversas atividades relacionadas ao condomínio, ele não deve trabalhar sozinho. Ao contrário, deve contar com uma boa administradora de condomínios e recorrer a profissionais especializados sempre que alguma questão que não domine aparecer.
E, como dissemos, é importante criar bons relacionamentos com os membros do conselho fiscal para que, juntos, tomem decisões pelo bem coletivo.
5. Tenha uma gestão transparente
A transparência certamente é uma das boas práticas essenciais para síndicos que querem se estabelecer na profissão, criar bons relacionamentos e gerar uma impressão positiva junto aos condôminos.
Portanto, faça a prestação de contas da forma mais clara possível, apresentando o saldo bancário, o demonstrativo de despesas e receitas, dados de inadimplência e tudo o mais que for importante para as finanças do condomínio.
Atualmente, algumas administradoras disponibilizam sistemas e aplicativos que permitem aos moradores acompanhar relatórios e orçamentos entre outros. Busque parceiros que ofereçam ferramentas tecnológicas que contribua para a transparência e ajudem a estabelecer os valores da sua gestão.
6. Seja imparcial
Não é incomum encontrar moradores que antes eram amigos começarem a entrar em conflito em decorrência de aplicação de advertências ou multas. E, se isso ocorrer, é necessário que o síndico seja imparcial, realize as ações necessárias e tenha em mente que as críticas fazem parte do trabalho e não devem ser levadas para o lado pessoal.
Por outro lado, o profissional não deve abusar da autoridade do cargo para tentar se vingar de administrações anteriores, vizinhos ou quaisquer outros assuntos que não façam parte do processo.
7. Acompanhar a manutenção do empreendimento
Outra boa prática para os síndicos é o acompanhamento constante de como anda a manutenção dos equipamentos do empreendimento. Para facilitar, baixe o nosso guia de manutenção anual, compartilhe com o zelador e acompanhe o andamento das ações.
Com esse documento em mãos, o profissional deve manter as ações sempre em dia, para que o barato não saia caro e o condomínio esteja sempre em ordem. Afinal, moradores anseiam encontrar tudo funcionando sempre.
8. Ter atenção aos pagamentos
Como um condomínio conta com uma série de compromissos para que tenha andamento, a realização de pagamentos é uma ação recorrente. E, para ter garantias sobre o devido andamento, é necessário que eles estejam bem organizados.
As dicas aqui são, pagar tudo em dia de preferência com cheque ou pelo internet banking para que os pagamentos fiquem documentados, fazer movimentações documentadas de caixa, solicitar notas fiscais, fazer os funcionários assinarem o recibo de pagamento e datá-los para evitar multas.
9. Organizar os documentos para a contabilidade
Os documentos entregues de forma organizada para o contador é uma das boas práticas que facilitam, e muito, a gestão do síndico.
Por isso, envie todos os documentos que comprovam os fatos, como notas fiscais e comprovantes de pagamento, acrescente informações que ajude a contabilidade e classificá-los, como números de cheque e origem dos recursos e nunca deixe de entregar documentos ou os extratos bancários.
Gostou do nosso artigo sobre boas práticas para síndicos? Manter-se atualizado também é uma boa prática para sua gestão, assim como, compartilhar informações interessantes para moradores. Que tal aproveitar e conferir o texto com dicas de segurança para condôminos?
