A portaria é um elemento fundamental em prédios, sejam eles residenciais ou comerciais. Além de ser a primeira impressão para os visitantes, o setor também é responsável por garantir a segurança e controlar o fluxo de pessoas.
Com o avanço da tecnologia, novas soluções foram adotadas para aprimorar esse serviço, tornando-o mais eficiente e seguro. São esses recursos tecnológicos que contribuem para tornar a tomada de decisão de um porteiro mais segura e eficaz. Vamos conhecer algumas dessas inovações!
Quais são as atribuições de um serviço de portaria?
As atribuições de um serviço de portaria variam dependendo do contexto, mas incluem geralmente as seguintes funções:
- Controle de Acesso: Porteiros são responsáveis por controlar quem entra e sai das instalações ou condomínio, garantindo a segurança do local.
- Atendimento ao Público: Eles recebem visitantes e prestadores de serviço, oferecendo um atendimento cordial.
- Controle do ambiente de trabalho: Porteiros realizam registros em sistema ou livro de ocorrências relativas as situações pertinentes em seu posto de atuação.
- Comunicação: A comunicação é essencial na atividade de portaria. Através da comunicação, o porteiro realiza todas as demais atividades, por isso, ela deve ser clara, objetiva e sempre que possível, formalizada em sistemas, e-mails ou livro de ocorrência.
- Recebimento de Correspondências e Encomendas: O serviço de portaria lida com a recepção e a distribuição de correspondências e encomendas, garantindo que cheguem aos destinatários corretos de forma segura.
Quais são as características do bom profissional de portaria?
Para exercer o serviço de portaria com eficiência e qualidade, é preciso que o profissional tenha algumas características essenciais, tais como:
- Responsabilidade: cumprir com seus horários, tarefas e obrigações, seguindo as orientações dos gestores e respeitando as normas do local;
- Atenção: estar sempre atento ao que acontece no local e nas proximidades, observando os detalhes e agindo com rapidez e precisão diante de qualquer situação;
- Comunicação: se comunicar de forma clara, cordial e educada com todos os públicos, transmitindo confiança e credibilidade;
- Proatividade: ter iniciativa para resolver problemas, sugerir melhorias e colaborar com os demais setores do local;
- Discrição: manter sigilo sobre as informações que recebe ou presencia, evitando comentários ou fofocas que comprometam a imagem ou a segurança do local ou das pessoas.
- Conhecimento: Conhecer o Regimento Interno, Instruções de trabalho e atualizar-se em relação ao risco de um condomínio é um diferencial para todos os porteiros.
Como a tecnologia aprimora o serviço de portaria?
A tecnologia tem modernizado o serviço de portaria, tornando-o mais seguro, eficiente e capaz de se adaptar às necessidades em constante evolução de residências, condomínios e empresas. Esses avanços beneficiam tanto os profissionais quanto aqueles que utilizam os serviços.
Confira as soluções mais utilizadas:
1- Controle de Acesso Eletrônico:
O sistema de controle de acesso é o coração da segurança de um condomínio. Ele deve garantir pessoalidade e dispor de recursos que potencializem a prevenção de crimes, como:
– Reconhecimento Facial
– Sistema de cadastro e aviso ao morador
– Recurso para cadastramento prévio de prestadores e visitantes
– Integração com outras funcionalidades do condomínio.
2- Câmeras de segurança:
As câmeras de segurança auxiliam o porteiro nas visualizações das áreas do condomínio. Recursos como analítico de vídeo, possibilitam uma ação rápida e preventiva, minimizando o evento.
3- Inteligência Artificial e Reconhecimento Facial:
Os sistemas de inteligência artificial e reconhecimento facial são capazes de identificar de maneira eficaz tanto os moradores quanto os visitantes, permitindo um acesso mais rápido e reforça a segurança do local.
4- Sistemas de Comunicação Avançados:
Graças aos avanços nos sistemas de comunicação, é possível estabelecer uma interação mais eficiente com os residentes e visitantes. Isso tem o potencial de aprimorar significativamente a qualidade do serviço oferecido.
Tecnologia é a protagonista na portaria remota
Além dos dispositivos tecnológicos para portaria física, existe uma solução que dispensa a presença de um profissional no local: a portaria remota.
A portaria remota é um serviço de atendimento e monitoramento à distância, realizado por uma empresa especializada, que utiliza tecnologias de controle de acesso, comunicação e vigilância para gerenciar a entrada e a saída de pessoas e veículos em um determinado local.
Na prática, funciona da seguinte forma:
- O visitante ou prestador de serviço que deseja entrar no ambiente aciona o interfone ou o videoporteiro, que está conectado a uma central de atendimento remota;
- Um operador verifica a identidade e a autorização do visitante ou prestador de serviço, entrando em contato com o morador ou responsável pelo local, se necessário;
- Caso o acesso seja autorizado, o operador da central de atendimento remota irá liberar a abertura do portão ou da porta, acompanhando todo o processo por meio das câmeras de segurança;
- O morador ou funcionário que deseja entrar ou sair do local utiliza um dispositivo de identificação, como leitor biométrico, reconhecimento facial, tag, cartão ou aplicativo no celular, que está integrado ao sistema de controle de acesso da portaria remota;
- O sistema da empresa contratada registra todos os dados de entrada e saída do local, como horários, nomes, fotos e placas dos veículos, que podem ser consultados pelos gestores posteriormente, se necessário.
Quais são os principais diferenciais entre o serviço de portaria física e portaria remota?
Alguns dos principais diferenciais entre o serviço de portaria remota em relação à física são:
- Redução de custos: Ao substituir a presença de profissionais de portaria por soluções automatizadas, é possível alcançar uma economia significativa em relação aos custos com salários, encargos, benefícios e treinamentos desses profissionais.
- Serviço ininterrupto: A portaria remota permite a prestação de serviços 24 horas, 7 dias por semana, sem a necessidade de seguir os tradicionais turnos de trabalho.
É importante ressaltar que os profissionais de portaria continuam desempenhando um papel crucial, porém agora estão capacitados com soluções modernas para exercer suas funções de maneira mais eficiente. Seja na portaria física, com dispositivos avançados, ou na portaria remota, onde a tecnologia é protagonista, o futuro promete um setor ainda mais eficiente e confiável.
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