A prevenção de perdas é uma técnica de gestão organizacional que inclui vários processos, com o objetivo de prevenir e combater prejuízos a uma organização.
Em linhas gerais, o conceito se trata de um conjunto de estratégias executadas para evitar gastos desnecessários e desperdícios dentro de uma empresa.
Como funciona a prevenção de perdas
Para a implantação da prevenção de perdas, as organizações adotam uma série de práticas preventivas de controle, nos níveis operacional, tático e estratégico.
Essas estratégias são responsáveis pelo monitoramento e gerenciamento das perdas físicas, financeiras, humanas e de imagem de cada empresa. O objetivo é evitar, reduzir e minimizar impactos negativos que uma organização venha a ter.
Veja alguns propósitos da prevenção de perdas:
- conscientizar e alertar a organização sobre as possíveis perdas;
- prevenir, combater e extinguir possíveis perdas;
- prevenir e combater o desperdício, fraudes e furtos;
- diminuir e eliminar gastos desnecessários;
- potencializar os lucros.
Como implementar a prevenção de perdas
Uma prevenção de perdas eficiente é aquela realizada periodicamente e de forma programada. Conheça agora as principais diretrizes para a sua elaboração:
Trabalhe com indicadores
Priorize um sistema automatizado para a análise de desempenho com maior detalhamento. O trabalho com indicadores (KPIs) é bastante recomendável. Isso vai lhe possibilitar uma melhor análise do desempenho dos indicadores envolvendo as perdas.
Elabore inventários
Os inventários vão ajudar a identificar os motivos para as perdas ocorrerem e como elas acontecem. Dessa forma, fica mais fácil solucionar eventuais problemas. O ideal é fazer inventários trimestrais e, no período de um ano, um balanço geral do que aconteceu no período.
Faça uso da “guia-cega”
A guia-cega é uma cópia da nota fiscal referente ao recebimento de algum lote de mercadoria. Nessa nota, os campos destinados estão em branco e só são preenchidos após a conferência.
Através dessa guia é possível comparar o que realmente foi recebido pelo fornecedor, evitando divergências.
Centralize as notas fiscais de compra
Escolha trabalhar com um programa que tenha uma gestão integrada, assim, ficará mais fácil realizar a conferência de preços e impostos para a liberação da guia-cega.
Para isso, faça o lançamento das notas fiscais direto no sistema. Essa ação evita que haja perdas financeiras e, ainda, contribui para o lucro da empresa.
Utilize checklists
Os checklists servem para organizar as etapas de: transporte, logística, manutenção, reposição, entre outros. Entre suas vantagens estão saber o que está faltando, conhecer as carências do setor e o que precisa ser corrigido.
Conscientize os diretores
Para a efetivação da prevenção de perdas é de extrema importância o apoio dos colaboradores. Sem isso, a otimização dos processos torna-se complicada. Uma boa ideia para motivar os colaboradores é investir em ações educativas.
Utilize softwares para otimizar a gestão de perdas
Se a tecnologia pode potencializar os resultados, por que não utilizá-la? Os softwares para armazenar, monitorar e acompanhar esses processos pode aumentar consideravelmente a produtividade da organização. Além disso, ajuda na redução de custos.
Crie uma área de prevenção de perdas
Criar um setor na organização voltado para a prevenção de perdas é uma ação que pode tornar o trabalho mais eficaz. Além disso, contribui de forma significativa para a economia e a redução de desperdícios.
Estamos falando de um setor que trabalha constantemente para minimizar esses casos. Aliás, os motivos das perdas podem ser enfrentados e solucionados, mas quase sempre se repetem. O que exige ações contínuas e vigilância constante.
Para a criação da área, é necessário a nomeação de um Agente de Prevenção de Perdas. Esse profissional é responsável pela análise de diversos pontos críticos, como a validade e reposição de materiais de trabalho e produto, a relação com outros setores e o andamento dos KPIs.
Além disso, deve coordenar o treinamento dos profissionais que irão combater os problemas encontrados. O agente também realiza auditorias para saber o que acontece em torno daquilo que é perdido, e avaliações constantes para atribuir notas a cada etapa do processo.
Podemos concluir que o planejamento e organização de uma gestão de risco pode contribuir significativamente para os resultados de uma organização.
Está convencido de que investir na prevenção de perdas é um passo importante para o seu negócio no momento? Quais os motivos para acreditar nisso? Conheça também quais são os benefícios de um bom gerenciamento de incidentes.
