Anualmente, administradores de condomínios, síndicos e conselho fiscal enfrentam um mesmo desafio, o de realizar o planejamento orçamentário dos empreendimentos.
Certamente esse é um dos mais importantes documentos para a administração de finanças e também para garantir que todas as necessidades dos empreendimentos sejam atendidas sem comprometer o orçamento.
Por isso, é fundamental elaborar um planejamento baseado em dados concretos e sem deixar de fora quaisquer tipos de despesa, as quais inclusive devem ser orçadas em valores dentro da realidade. Caso contrário, pode haver déficit orçamentário, saldo devedor e falta de recursos para cumprir as obrigações do condomínio.
Além disso, a falta de um bom planejamento orçamentário pode ocasionar em aumento na inadimplência decorrente de cotas extras que precisarão ser cobradas dos condôminos, os quais, pegos de surpresa, podem acabar deixando de pagar a taxa condominial.
E, como é de se imaginar, essa situação causa um desequilíbrio na arrecadação mensal e, consequentemente, o que foi planejado provavelmente deixe de ser executado.
Como fazer um planejamento orçamentário eficaz?
A realização do planejamento orçamentário é uma obrigação que deve ser cumprida ao final de todos os anos para que se garanta a saúde financeira do condomínio. Para que isso, de fato, aconteça, é essencial que no momento de elaborar o documento haja total atenção e alguns cuidados.
Veja agora algumas regras simples para elaborar um planejamento orçamentário que garanta a saúde financeira do condomínio e a consequente satisfação dos condôminos:
1. Fazer um levantamento de todas as despesas
O primeiro passo para a realização de um bom planejamento orçamentário é realizar o levantamento de todas as despesas do condomínio no ano anterior. Isso inclui água, luz, pagamentos de colaboradores e outras obrigações, seguros, impostos, materiais de limpeza, manutenções, reparos, entre outros. Além disso, a receita do empreendimento durante o período também deve ser verificada.
A partir daí, os responsáveis devem reunir todos os dados coletados de forma em que constem em detalhes as despesas e recursos do condomínio. Isso possibilita analisar quais serão os gastos para o próximo ano e também possíveis falhas cometidas, como saídas não previstas no ano anterior. Uma dica é utilizar sistemas de gestão com essa finalidade, os quais facilitam a organização e disponibiliza análise das informações importantes de forma automatizada.
2. Calcular reajustes de salários
Um custo que geralmente varia dentro dos condomínios é o dos salários de funcionários e profissionais terceirizados. Portanto, reajustes salariais e de contratos com empresas terceirizadas não devem ficar de fora do planejamento orçamentário. Nesse caso, é importante constar também as despesas com 13° salário, férias e outros direitos trabalhistas.
3. Atentar às taxas sazonais
Outro aspecto importante do planejamento orçamentário deve se relacionar às taxas sazonais, como aumento do consumo de água durante o verão, energia elétrica no inverno, dedetizações, entre outros. Dessa forma, os custos já ficam previstos e se evita problemas durante o ano vindouro.
4. Prever a inadimplência
A inadimplência de condôminos é uma situação muito comum dentro dos condomínios. Para se ter uma ideia, em São Paulo, no primeiro trimestre de 2018, houve um aumento de 25% nos processos judiciais por falta de pagamento em relação a 2017. No acumulado de um ano, essa alta chega a 144,3%.
Por isso, é essencial contar também com esse fator dentro do planejamento orçamentário. A dica é analisar os números de inadimplência do ano anterior e providenciar uma cota de contingência com um valor um pouco maior do que o que foi estimado.
Assim, mesmo que alguns condôminos faltem com as obrigações, o condomínio não ficará desestabilizado financeiramente e, caso o montante não seja gasto até o final do próximo ano, pode ser devolvido ou aplicado em alguma necessidade do empreendimento.
5. Prever necessidades e investimentos
O planejamento orçamentário deve conter também os investimentos que o condomínio pretende fazer no próximo ano, como construções, manutenções e melhorias. Para tanto, o ideal é definir quais são as necessidades e prioridades em assembleia e, a partir daí, incluir no documento.
Como você pôde ver, é essencial realizar um planejamento orçamentário para o condomínio de forma criteriosa e contando com todos os detalhes que compõe as suas finanças. Somente dessa forma é possível enxugar gastos, evitar desperdícios e dores de cabeça ao longo do ano tanto para os síndicos quanto para os condôminos. Uma gestão financeira equilibrada e transparente faz parte da realidade dos gestores de condomínio bem sucedidos, conheça outras.