Para quem atua no setor de compras, certamente um dos maiores desafios, ou dores de cabeça, é quando se apresenta a necessidade de realizar compras de emergência.
Isso pode acontecer por uma série de fatores. Entre eles estão a falta de uma gestão que conte com processos estabelecidos e que envolva as compras da empresa como um dos pontos estratégicos para o seu sucesso ou, ainda, pela falta de planejamento dos responsáveis pela solicitação.
Seja em função de quaisquer motivos, é necessário que o departamento de compras atual, seja muito mais do que um setor operacional, e participe do planejamento da empresa e conheça profundamente seus objetivos para maximizar o seu valor.
A partir daí, é possível adquirir produtos e matérias primas por melhor preço, na quantidade e qualidade adequadas e no momento mais oportuno. Esse último, sem dúvidas, não é quando os insumos estão para acabar ou já acabaram e os processos da organização são temporariamente paralisados, por exemplo. É necessário, primeiramente, planejamento.
Do contrário, pode acontecer uma série de problemas, como os de negociação com fornecedores usuais em função da urgência, necessidade de adquirir produtos e insumos com fornecedores não cadastrados, o que gera a criação de cadastro e outras atividades burocráticas, falta de qualidade e preços acima dos que são praticados usualmente.
Como o departamento de compras deve agir em relação às compras de emergência?
Infelizmente as compras de emergência dentro de uma organização nunca deixarão de existir, pois não é viável manter grandes estoques de todos os materiais que a empresa utiliza.
O que é necessário, nesse caso, é estabelecer uma estratégia que contribua para um mínimo de pedidos de compras emergenciais para que isso não afete o andamento das atividades nem onere os estoques. Ou seja, é importante se planejar inclusive para esse tipo de situação.
Veja algumas atitudes que o departamento de compras deve tomar:
Controlar as operações
O primeiro passo para evitar as compras de emergência ou fazê-las da forma menos onerosa possível é criar avaliações de desempenho das atividades exercidas pelo setor.
Por meio de planilhas, por exemplo, o gestor pode avaliar quais as áreas mais estão apresentando o problema e, a partir das informações, realizar um trabalho de conscientização que mostre as consequência das compras de emergência, principalmente no que diz respeito à preços, para assim reduzir a ocorrência desse tipo de situação.
Criar canais de comunicação
A falta de uma comunicação interna eficiente pode contribuir diretamente para a necessidade de compras de emergência. Por isso, é interessante que o gestor de compras crie canais de comunicação com os solicitantes, os quais promovam um elo de confiança e transparência entre as partes e permitam o acompanhamento e descrição correta dos materiais a serem adquiridos, para que a falta de dados ou informações incorretas não contribuam ainda mais para o problema.
Estabelecer prioridades de atendimento
Em alguns casos, compras que são solicitadas como emergenciais não são tão urgentes assim. Pode acontecer de, até mesmo, o responsável adquirir materiais e, posteriormente,
encontrá-los parados em estoque.
Por isso é importante realizar uma análise minuciosa da questão para ver sua real necessidade ou entender o pedido, por exemplo, como uma forma de profissionais de maior nível hierárquico se colocarem como prioridade ou tentarem exercer um controle indevido ao setor.
Planejar e participar do planejamento
Como comentamos, o departamento de compras hoje em dia deve ser muito mais do que um setor operacional, já que dele também dependem os bons resultados de uma empresa. Nesse sentido, é essencial que o gestor de compras se planeje em relação às suas próprias ações e as insiram também no planejamento global do negócio.
Dimensionar corretamente o quadro de colaboradores
É muito comum uma empresa ter uma grande quantidade de produtos a comprar, mas poucos profissionais de compras envolvidos. Isso, como é de se imaginar, contribui para a ocorrência de compras de emergência.
Nesse caso, é essencial que o gestor de compras realize um acompanhamento permanente no número de pedidos e os relacione com a equipe responsável por fazê-los para verificar se essa é realmente suficiente para prestar o atendimento.
Outro ponto a se observar é necessidade de qualificação dos colaboradores envolvidos. Muitas vezes, esses são contratados e não passam por nenhum tipo de treinamento ou capacitação, o que acaba contribuindo para mau desempenho e, consequentemente, problemas como a ocorrência de compras emergenciais.
O gestor de compra precisa conhecer as necessidades de cada setor, assim como o estoque da empresa, evitando futuros prejuízos de compras. E acima de tudo saber negociar, veja algumas estratégias.