Eventualidades podem chegar ao acaso e atrapalhar o desempenho de um negócio. O plano de contingência pode evitar o fracasso e preparar o administrador para uma situação como essa.
Muitos fatores incertos podem prejudicar o andamento dos projetos e o crescimento de uma empresa, eles são fatores prováveis, mas os melhores profissionais devem estar prontos para qualquer obstáculo e também evitá-los.
A prevenção é o único modo de enfrentar tais desafios, mas atuar para um acontecimento incerto exige o máximo de organização e entendimento.
Como funciona o plano de contingência
O plano de contingência é uma forma de organização para uma instituição, com o objetivo de obter respostas para circunstâncias adversas que possam aparecer.
Esses problemas são propensos em quaisquer setores, eles estão ligados a imprevistos de causas naturais, gerados por terceiros ou apenas por descuido.
Veja algumas situações onde o plano se faz necessário:
- Greves de funcionários, onde parte dos colaboradores paralisam os serviços para reivindicar uma posição de seu órgão trabalhista;
- Problemas de terceiros, como falhas na distribuição de água, luz e internet que podem interromper os trabalhos e gerar muitos prejuízos. Neste quesito também estão as intempéries por falta de suprimentos, de origem dos fornecedores, greves de transportes ou qualquer fator semelhante;
- Acidentes;
- Intempéries naturais, como as enchentes, chuvas fortes, ventanias e até o calor intenso que podem afetar um negócio;
- Perda de maquinários, seja por um assalto, batida de um carro ou até mesmo problemas mecânicos.
Como desenvolver o plano de contingência
Agora que você já sabe do que se trata o plano de contingência e alguns casos em que pode ser necessário, veja algumas dicas de como desenvolver na prática:
Organização
Muitas fases envolvem o planejamento e a elaboração do plano. A primeira delas é a avaliação dos riscos, que são agrupados de acordo com a propensão de acontecimento e impacto. O segundo passo é angariar os recursos que podem ser utilizados em casos como estes.
Depois da junção dessas informações cada possível probabilidade é descrita com a postura da organização sobre o acontecimento. Nessa etapa soluções podem ser usadas para reduzir os riscos.
Logo, as decisões que deverão ser tomadas, juntamente com os acontecimentos inesperados, também mostram o tamanho do impacto e os setores que serão afetados.
Para essa tarefa é fundamental incluir os responsáveis por cada setor, assim eles podem definir as matrizes para um direcionamento correto. Esses também podem sugerir as melhores soluções.
Simulação
As empresas que sofrem com uma grande vulnerabilidade de invasão, por exemplo, podem focar no método de plano para segurança patrimonial. Este previne com a sugestão de processo para evitar o transtorno.
Neste caso pode-se contar com a terceirização da segurança ou aumento da vigilância, seja por recursos humanos ou tecnológicos. Todo esse investimento possui um retorno que é justamente a redução das chances de roubo e furto.
Equipe envolvida
O envolvimento de toda a equipe é muito importante para o funcionamento das estratégias combinadas. Todos os envolvidos devem estar atentos com o planejamento e treinados. Simulações podem facilitar esse processo e levar os indivíduos próximo a realidade.
Após o teste, cada colaborador pode ser avaliado e instruído sobre o plano.
Reavaliação
O plano de contingência deve ser reavaliado periodicamente para que novos riscos sejam inclusos ou descartados. Sem essa operação todo o delineamento cai em desuso e torna-se obsoleto.
A obtenção das informações e a montagem do plano de contingência podem evitar sérios prejuízos e aumentar a capacidade de reparo dentro de uma corporação. Ele funciona em empresas de pequeno, médio e grande porte, e é imprescindível para uma administração perfeita.
Gostou do nosso artigo sobre plano de contingência? Uma boa gestão de riscos pode servir de complemento para o seu plano de contingência. Saiba mais!