O gerenciamento de uma empresa compreende uma série de atividades fundamentais para que os resultados sejam positivos. E, um dos fatores, que inclusive muitas vezes é deixado de lado pelos gestores, mas que tem fundamental importância tanto no aspecto administrativo como no financeiro, é a gestão de contratos.
A partir de sua utilização é possível, por exemplo, monitorar o cumprimento de tarefas previamente acordadas, datas de pagamentos e de renovações de contrato. Ou seja, mais organização e controle para o seu negócio.
Mas afinal, no que consiste a área?
A gestão de contratos é uma metodologia que reúne técnicas e recursos administrativos com o objetivo de acompanhar o cumprimento das obrigações legais de uma empresa e daqueles que são contratados por ela. Afinal de contas, a maioria das relações comerciais se dá por meio desses documentos.
Seu objetivo é gerenciar os contratos em todo o seu ciclo de vida, ou seja, desde a assinatura até a rescisão. Mas, como dissemos, esse recursos vem sendo deixado de lado dentro das empresas, o que pode ocasionar problemas.
Um exemplo é que, por falta de atenção, gestores acabam ficando sem opções no momento de renovar um contrato. Isso se dá porque muitas vezes não há tempo hábil para realizar outras cotações e, receosos de ficar sem determinados serviços, acabam aceitando preços e condições nem sempre satisfatórias.
Nesse caso, se a situação fosse ao contrário, a empresa poderia ter negociado com outros fornecedores e, quem sabe, encontrado opções de produtos ou serviços com melhor custo benefício.
Como funciona a gestão de contratos na prática?
Para que seja eficiente, é interessante que a gestão de contratos esteja atrelada aos setores administrativo e financeiro da empresa, para que dessa forma os responsáveis de cada área tenham conhecimento dos detalhes de cada documento e, com isso, possam tomar decisões mais assertivas.
çapa escortEm linhas gerais, os profissionais são responsáveis pelas seguintes atividades:
- acompanhar todo o andamento contratual, do início ao fim;
- analisar o histórico dos contratos para o caso de novas negociações;
- detectar possíveis problemas e resolvê-los;
- ter o controle dos prazos de renovação e alertar sobre os contratos que precisam ser renovados;
- controlar o vencimento dos pagamentos;
- analisar de há, porventura, a necessidade de fazer aditivos contratuais;
- apresentar relatórios de gestão de contratos regularmente;
- tentar ao máximo reduzir os riscos e os custos;
- arquivar e comprovar, se necessário, o cumprimento das obrigações legais da empresa com notas fiscais e outros documentos;
- atuar como um comunicador entre contratante e contratado.
Em grandes organizações, é comum contar com a figura do Gestor de Contratos, responsável por essa área. Porém, como em nem todas as empresas isso é possível, a atividade fica muitas vezes fica por conta do setor de compras.
O que não pode faltar na gestão de contratos de uma empresa?
Agora que você já sabe do que se trata a gestão de contratos, sua importância e as principais atividades relacionadas à área, que tal conhecer algumas boas práticas para fazer com que ela seja, de fato, assertiva? Veja quais são elas:
Elabore contratos personalizados
A internet está cheia de modelos prontos de contrato, porém um documento nunca será igual ao outro, pois cada um deles têm suas particularidades e pormenores. Por isso, no momento da elaboração, opte por formatos personalizados, em que sejam descritos todos os serviços, cláusulas importantes e demais informações.
Se atente à redação
Um contrato deve ser confeccionado de forma a não deixar dúvidas. E, quando desenvolvido com pressa ou sem atenção, erros gramaticais simples podem mudar totalmente o contexto do que está escrito. Portanto, é essencial contar com uma boa redação.
Abuse da tecnologia
Assim como em qualquer área de uma empresa, a gestão de contratos também pode se beneficiar no uso da tecnologia para controlar seus processos.
Por meio de softwares, aplicativos e sistemas de gestão, a organização pode ter todos os documentos organizados, um panorama geral sobre o andamento dos serviços contratados, avisos sobre a necessidade de renovações e datas para pagamento, por exemplo.
Além disso, alguns sistemas geram relatórios onde constam informações importantes, as quais podem ser acessadas e utilizadas de forma simples e rápida.
Acompanhe os índices monetários
Os custos de um contrato assinado hoje podem sofrer alterações conforme o índice monetário e, no caso de não haver a gestão de contratos, é possível que a empresa acabe perdendo dinheiro e ainda fique no prejuízo.
Nesse caso, é essencial que os responsáveis pela gestão de contratos acompanhem o indicador constantemente e alertem os gestores da empresa caso haja a necessidade de alterações.
Depois de ler nosso artigo sobre gestão de contratos, você pôde saber mais sobre a atuação e a importância dessa atividade para o sucesso de uma empresa. Como está a gestão atual em sua empresa? Confira 5 motivos para adotar a gestão de fornecedores na sua empresa.
