Gestão de facilities: essencial a administração predial

Gestão de facilities, em inglês facilities management, é uma área interdisciplinar responsável pela coordenação e gerenciamento de espaços, estruturas, pessoas e empresas. Em linhas gerais, une vários fatores necessários à funcionalidade de uma edificação.

Toda organização, seja ela uma empresa, um shopping center, um condomínio ou um hospital, por exemplo, precisa de um espaço físico para realizar suas atividades. Independentemente do segmento ou tipo de ambiente, há uma variedade de fatores que precisam ser gerenciados para que funcionem da melhor forma. É a partir dessa necessidade que surge a gestão de facilities.

O que é a gestão de facilities?

A gestão de facilities, ou facilities management, busca coordenar e assegurar que toda a estrutura organizacional, composta por infraestrutura, recursos humanos, tecnologia e procedimentos, funcione com a qualidade necessária para um bom andamento.

Em linhas gerais, o gerenciamento de facilities envolve práticas interdisciplinares que, juntas, levam à otimização dos processos, ao oferecerem facilidades que tornam uma organização mais produtiva.

Seu objetivo principal é oferecer, com qualidade e ao menor custo possível, manutenção, conforto, higiene e infraestrutura para que as atividades-fim de uma empresa sejam realizadas com maior produtividade.

Entre as atividades mais comuns dentro da gestão de facilities estão os serviços de limpeza, manutenção, serviços administrativos, transporte e segurança.

Em grande parte dos casos esse trabalho é realizado por empresas e profissionais terceirizados, que se encarregam das atividades meio para que as organizações se concentrem nos aspectos importantes para os bons resultados.

Quais são as atribuições de um gestor de facilities?

O gestor de facilities é um profissional multidisciplinar e, por isso, deve ter conhecimentos em gestão, engenharia, Certificações ISO, responsabilidade fiscal, recursos humanos, entre outras áreas.

Ele é o principal responsável por elaborar um planejamento estratégico com foco nos produtos e serviços necessários ao dia a dia de uma organização. Enquanto o gestor de facilities gerencia todos os processos de BackOffice e infraestrutura, a organização se preocupada com o seu core business.

Entre as principais atividades gerenciadas por esse profissional estão:

• segurança;
• logística;
• limpeza e conservação;
• portaria e recepção;
• auxílio administrativo;
• gerenciamento do relacionamento com prestadores de serviço e fornecedores;
• limpeza.

Confira: Limpeza profissional: saiba o que realmente significa

Qual a importância da gestão de facilities?

A importância da gestão de facilities é proporcional ao tamanho de uma organização, considerando tanto aspectos estruturais quanto recursos humanos. Imagine um shopping, por exemplo. Nesses locais há uma grande complexidade de gerenciamento estrutural, por isso é fundamental contar com um setor específico que seja responsável pela área.

Ter um bom gerenciamento de facilities é sinônimo de economia, já que os custos fixos da organização se tornam mais baixos por serem bem administrados. Além disso, ao trabalharem em ambientes limpos, organizados e com a estrutura necessária, os colaboradores atuam mais motivados, o que se reflete em sua produtividade.

Dicas para uma boa gestão de facilities

Depois de ler até aqui, você pode estar interessado em contar com a gestão de facilities em sua organização. E, para te ajudar nessa tarefa, separamos algumas dicas de como otimizar os processos. Veja a seguir:

• terceirize setores, já que hoje em dia é praticamente impossível manter um funcionários responsáveis por cada item de uma organização;
• planeje a operação, ou seja, compreenda quais os serviços necessários para cada ambiente, além de identificar pontos de maior fragilidade ou que precisem de mais atenção;
• ofereça treinamentos e capacitações, mesmo que os profissionais atuantes sejam terceirizados. É importante que eles também estejam alinhados à metas e expectativas;
• monitore a gestão se utilizando de indicadores de performance, tanto individuais quanto de equipes.

Nesse artigo você pôde ver do que se trata a gestão de facilities e como ela pode ajudar na economia e produtividade de uma organização. Quer saber mais sobre outras práticas que pode ajudar a sua empresa a conter gastos? Conheça o Outsourcing, uma prática estratégica de terceirização de serviços.